Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Jens-Henning Gläsker
handelnd unter Glaesker Fotobox
Winkelweg 2 · 32758 Detmold
E-Mail: info@glaesker.com
Telefon: 05232 7076621

2. Hosting & Infrastruktur

Unsere Website und alle damit verbundenen Dienste (Buchungsverwaltung, Online-Galerie, Anfrage-Formular) werden auf einem Server der Hetzner Online GmbH gehostet:

Server-Standort: Deutschland (Rechenzentrum Nürnberg / Falkenstein). Mit Hetzner besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO.

Bei jedem Seitenaufruf werden technische Zugriffsdaten (IP-Adresse, Datum, Uhrzeit, aufgerufene Seite, Browser-Kennung) automatisch in Server-Logfiles gespeichert. Diese dienen ausschließlich der Betriebssicherheit und werden nach 7 Tagen gelöscht. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an sicherem Betrieb).

3. E-Mail-Kommunikation

Wenn Sie uns per E-Mail kontaktieren oder eine Anfrage über unser Formular schicken, werden Ihre E-Mails über die Infrastruktur der IONOS SE verarbeitet:

E-Mail-Inhalte werden verschlüsselt übertragen (TLS). Mit IONOS besteht ein AVV. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsanbahnung / Vertragserfüllung).

Für den Versand transaktionaler Nachrichten, insbesondere Buchungs-, Portal- und Zustellinformationen, setzen wir zusätzlich Brevo ein. Dabei werden Empfängeradresse, Betreff, Nachrichteninhalt sowie technische Zustell- und Statusdaten verarbeitet. Brevo handelt für uns als Auftragsverarbeiter; der zugehörige AVV und die darin geregelten Unterauftragsverarbeiter gelten für diesen Versandweg. Vollständige Auskunfts- oder Löschpakete werden nicht als reguläre E-Mail-Anhänge über Brevo versendet. Rechtsgrundlage der jeweiligen Nachricht ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, bei rein betrieblichen Zustellnachweisen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Datenschutzinformationen von Brevo.

Empfängerbezogene Öffnungs- und Klickmessungen sind für unsere transaktionalen Nachrichten deaktiviert und werden von unserer Anwendung nicht ausgewertet. Wir verarbeiten weiterhin die für den Versandbetrieb erforderlichen Zustell-, Blockierungs- und Fehlerstatus. Unsere Anbieter-Konfiguration ist für Transaktionslogs auf eine Aufbewahrungsfrist von einem Monat eingestellt. Nach deren Ablauf löscht Brevo die betroffenen Einträge; nach Anbieterangabe kann die technische Löschung bis zu 24 Stunden dauern. Vorschauen neu versandter Nachrichten werden nicht gespeichert.

Brevo gibt an, die zentralen Plattformdaten in der Europäischen Union zu speichern. Für einzelne Infrastruktur-, Sicherheits- und Supportleistungen können Unterauftragsverarbeiter auch außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums tätig sein. Soweit dabei eine Drittlandübermittlung stattfindet, stützt Brevo sie nach dem aktuellen Auftragsverarbeitungsvertrag je nach Empfänger auf einen Angemessenheitsbeschluss einschließlich des EU-US Data Privacy Framework, auf EU-Standardvertragsklauseln oder verbindliche interne Datenschutzvorschriften sowie ergänzende Maßnahmen. Die jeweils aktuelle Liste mit Tätigkeit, Unternehmens- und Serverstandort und Garantie ist im Brevo-DPA, Anhang 2 veröffentlicht.

4. Anfrage-Formular

Wenn Sie unser Anfrage-Formular nutzen, erheben wir folgende Daten:

• Name und E-Mail-Adresse (Pflichtfelder)
• Telefonnummer (optional)
• Veranstaltungsort und -datum
• Gewünschte Produkte und sonstige Wünsche

Diese Daten werden ausschließlich zur Bearbeitung Ihrer Anfrage und einer möglichen Buchung verwendet. Sie werden nicht an unbefugte Dritte weitergegeben. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Aufbewahrung: Operative Kunden-, Anfrage-, Buchungs- und Veranstaltungsdaten werden grundsätzlich drei Jahre nach dem spätesten nachweisbaren Leistungs- oder Vertragsende anonymisiert. Geschäftskorrespondenz bewahren wir, soweit gesetzlich erforderlich, sechs Jahre ab dem Schluss des jeweiligen Kalenderjahres auf. Rechnungen und Buchungsbelege werden grundsätzlich acht Jahre, Handelsbücher und Jahresabschlüsse bis zu zehn Jahre ab dem Schluss des maßgeblichen Kalenderjahres aufbewahrt. Gesetzliche Sperren oder die Klärung konkreter Ansprüche können eine längere Aufbewahrung einzelner Daten erfordern.

Spam- und Missbrauchsschutz: Zur Abwehr automatisierter Spam-Einsendungen prüfen wir jede Formularübermittlung mit technischen Verfahren (zeitbasiertes Prüf-Token, verstecktes Honeypot-Feld, Inhaltsheuristik). Erkennen wir eine Einsendung als Spam, protokollieren wir zu Sicherungszwecken ausschließlich den technischen Ereignistyp und den Anlass der Erkennung, nicht jedoch Ihre IP-Adresse im Anwendungsprotokoll. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Abwehr von Missbrauch). Diese technischen Protokolle werden ausschließlich intern verwendet und kurzfristig wieder gelöscht.

5. Online-Galerie & Eventfotos

Fotos, die während eines Events mit unserer Fotobox oder unserem Eventspiegel aufgenommen werden, werden verschlüsselt auf unserem Hetzner-Server gespeichert und in einer PIN-geschützten Online-Galerie bereitgestellt.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) und Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung der abgebildeten Personen, die am Event aktiv teilnehmen).

Aufbewahrung: Fotos werden standardmäßig nach 90 Tagen automatisch gelöscht. Gäste können die Löschung ihrer Fotos jederzeit durch Klick auf den Lösch-Button in der Galerie oder durch E-Mail an info@glaesker.com verlangen (Art. 17 DSGVO).

Zugang zur Galerie ist nur mit einem Event-spezifischen PIN möglich, der ausschließlich an den Veranstalter und die eingeladenen Gäste weitergegeben wird.

Optionale externe FotoShare-/LumaBooth-Galerie: Wenn für Ihr Event FotoShare/LumaBooth eingesetzt wird, werden die Eventfotos in der Galerie dieses Anbieters bereitgestellt. Sie geben Ihren Galeriecode zunächst auf unserer Glaesker-Seite ein. Der Code wird dort geprüft und nicht an FotoShare übermittelt. Erst wenn Sie den externen Galerie-Link öffnen oder „Auf dieser Seite anzeigen“ auswählen, stellt Ihr Browser eine Verbindung zu FotoShare her. Dabei erhält der Anbieter Ihre IP-Adresse und technische Browserdaten. Für die Verarbeitung beim Anbieter gelten dessen Datenschutzhinweise. Die oben genannte automatische Löschfrist unserer eigenen Galerie gilt nicht für FotoShare. Löschanfragen zur externen Galerie richten Sie bitte an info@glaesker.com.

Digitales Erinnerungsalbum (grussalbum): Ist für Ihr Event bereits ein Erinnerungsalbum eingerichtet und freigegeben, kann der vorhandene Album-Link weiterhin zu grussalbum.de führen. Eine Übertragung beginnt ausschließlich, wenn der Betreiber sie in der Verwaltung bewusst für das konkrete Event freischaltet; die Annahme eines Angebots allein legt kein Album an und überträgt keine Fotos. Der technische Freischaltpfad ist bei privaten Feiern nicht an einen bestimmten gebuchten Produkttyp gebunden und steht bei einem Audio-Gästebuch auch für andere Eventarten zur Verfügung. Daraus folgt keine eigenständige Preis- oder Leistungszusage. Nach der Freischaltung werden die zu diesem Event vorhandenen und künftig veröffentlichten Fotobox-Aufnahmen in das Album übertragen. Erforderliche Löschhinweise werden weiterhin technisch weitergegeben. grussalbum.de wird vom selben Verantwortlichen (Jens-Henning Gläsker) betrieben wie die Glaesker Fotobox; es handelt sich daher nicht um eine Weitergabe an Dritte, sondern um eine interne Verarbeitung zu einem klar bestimmten Zweck. Die Übertragung erfolgt verschlüsselt über zeitlich begrenzte, signierte Zugriffslinks; Zugangsdaten zu unserem Speicher werden dabei nicht weitergegeben. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung der abgebildeten Personen). Für die im Album gespeicherten Inhalte gelten zusätzlich die Datenschutz- und Löschregeln von grussalbum.de. Der Sammelzeitraum beträgt 14 Tage; danach wird das Album sechs Monate online bereitgestellt. Diese Frist ist von der oben genannten Standardlaufzeit der Glaesker Online-Galerie zu unterscheiden. Löschanfragen können Sie auch an dsgvo@glaesker.com richten (Art. 17 DSGVO).

6. Derzeit deaktivierte KI-Supportfunktionen

Der KI-gestützte Telefonassistent ist im aktuellen Release nicht aktiviert. Eingehende Anrufe werden über diese Funktion weder von Twilio verarbeitet noch zur Sprachsynthese an ElevenLabs übermittelt. Auch eine automatische Anrufannahme über Twilio findet nicht statt.

Der Anthropic-gestützte Websupport ist ebenfalls nicht aktiviert. Supportnachrichten werden über diese Funktion nicht an Anthropic übermittelt. Der weiterhin vorhandene technische Ersthinweis wird nur dann angezeigt, wenn die KI-Supportfunktion nach einer gesonderten technischen und fachlichen Freigabe tatsächlich aktiviert wurde.

Vor einer späteren Aktivierung werden die dann tatsächlich eingesetzten Anbieter, Datenflüsse, Hinweise und weiteren Datenschutzinformationen gesondert geprüft und diese Erklärung entsprechend aktualisiert.

7. Derzeit deaktivierte automatische Abholbenachrichtigung

Der automatische Abhol-Agent ist im aktuellen Release nicht aktiviert. Über diese Funktion werden keine Telefonnummern an Twilio übermittelt und keine automatischen SMS- oder Sprachanruf-Benachrichtigungen ausgelöst.

8. Cookies & lokale Speicherung

Diese Website verwendet ausschließlich technisch notwendige Cookies und lokale Speicherung. Es gibt keine Tracking-Cookies, kein Google Analytics, kein Facebook Pixel und keine sonstigen Analyse- oder Werbedienste.

Technisch notwendige Cookies sind nach § 25 Abs. 2 TDDDG von der Einwilligungspflicht ausgenommen.

9. Externe Bewertungsprofile (keine Einbettung)

Auf unserer Startseite und der Seite Kundenstimmen betten wir keine externen Bewertungen ein und laden kein JavaScript eines Bewertungsdienstes. Bewertungen und Profilseiten sind ausschließlich als normale externe Links gekennzeichnet.

Beim bloßen Aufruf unserer Seiten wird über diese Bewertungslinks keine Verbindung zum jeweiligen Bewertungsprofil hergestellt. Erst wenn Sie einen Link bewusst auswählen, verlassen Sie unsere Website und öffnen den Google-Maps-Eintrag beziehungsweise die Facebook-Seite.

Dabei kann der Zielanbieter insbesondere Ihre IP-Adresse, Browserdaten und den Referrer verarbeiten. Für diese Verarbeitung gelten die Datenschutzinformationen des jeweils aufgerufenen Anbieters: Google-Datenschutzerklärung und Meta-Datenschutzrichtlinie.

Wenn Sie keine Daten an Google oder Meta übermitteln möchten, verwenden Sie die externen Links nicht. Alle Kontakt- und Anfragefunktionen auf unserer Website bleiben davon unabhängig nutzbar.

10. Druckdesign-Katalog

Für die Auswahl Ihres Druckdesigns stellen wir Vorlagen von TemplatesBooth (BrandPacks Limited, Hongkong) bereit. Unser Server ruft den Katalog, vorgegebene Filter und Vorschaubilder beim Anbieter ab und liefert sie über unsere eigenen Dienste aus. Ihr Browser verbindet sich dabei nicht direkt mit TemplatesBooth.

Bei diesen Abrufen erhält der Anbieter die IP-Adresse unseres Servers, technische Abrufdaten und bei Katalogabfragen unsere Integrationskennung sowie die ausgewählten Filterwerte. Ihre IP-Adresse, Ihr Browser-Referrer, Name, E-Mail-Adresse, Eventdaten, Fotos und Personalisierungstexte werden über diese Anbindung nicht an TemplatesBooth weitergegeben. Freie Suchtexte werden nicht an den Anbieter übermittelt.

Ihre Vorlagenauswahl und die von Ihnen eingegebenen Gestaltungstexte speichern wir bei Ihrer Anfrage beziehungsweise Buchung zur Abstimmung und Erstellung des Druckdesigns. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsanbahnung und Vertragserfüllung). Dafür gelten die oben beschriebenen Aufbewahrungsfristen. Die Auswahl „Kein Layout – Druck wie aufgenommen“ bleibt möglich; dabei wird kein Text gedruckt und eine Texteingabe ist nicht nötig. Bei einem Ausfall des Katalogs können Sie das Design persönlich mit uns abstimmen.

10.1 Status optionaler Zahlungs-, Download- und Kontaktwege

Stripe Checkout ist im aktuellen Release nicht aktiviert. Über diese Funktion werden daher keine Rechnungsreferenzen, Zahlbeträge, Vorgangskennungen oder E-Mail-Adressen an Stripe übermittelt.

Der HiDrive-Audio-Download ist ebenfalls nicht aktiviert. Im Kundenbereich wird über diese Funktion kein HiDrive-Downloadlink bereitgestellt.

Aktiv ist ausschließlich ein normaler externer WhatsApp-Kontaktlink (wa.me). Erst wenn Sie diesen Link bewusst auswählen, verlassen Sie unsere Website und öffnen WhatsApp. Dabei gelten die Datenschutzinformationen von WhatsApp/Meta. Unsere Anwendung betreibt keine WhatsApp-Inbox und keine WhatsApp-API; Nachrichten werden nicht über unseren Server an WhatsApp übertragen. Der externe Kontaktlink ist für die Nutzung der übrigen Website nicht erforderlich.

11. Buchungsportal und Aktivitätsverlauf

Wenn Sie Ihren Portal-Link erneut anfordern, gleichen wir die eingegebene E-Mail-Adresse mit Ihren Buchungen ab und senden vorhandene gültige Zugänge ausschließlich an die dort hinterlegte Adresse. Die öffentliche Antwort bestätigt nicht, ob zu einer Adresse eine Buchung besteht. Diese Funktion dient dem Zugang zu Ihren Vertragsunterlagen. Zur Begrenzung missbräuchlicher Anfragen verwenden wir vorübergehend pseudonymisierte E-Mail- und IP-Kennungen; der Versand wird wie unsere übrige Vertragskorrespondenz dokumentiert. Widerrufene oder abgelaufene Zugänge werden dadurch nicht erneuert.

Im authentisierten Kundenportal zeigen wir ausschließlich vorab freigegebene, statische Meilensteine der konkret geöffneten Buchung. Derzeit betrifft dies die von Ihnen erteilte Freigabe eines Druckdesigns. Freitexte, Namen, E-Mail-Adressen, interne Kennungen, Beträge, Dateien, Fotos und Daten anderer Buchungen erscheinen dort nicht.

Zweck ist die gegenseitige, buchungsbezogene Nachvollziehbarkeit der vertraglichen Proof-Freigabe; Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Nach Ablauf von 24 Kalendermonaten ab seinem Entstehen wird der Meilenstein im nächsten planmäßigen Löschlauf gelöscht. Der Download „Daten dieser Buchung“ ist keine vollständige Auskunft nach Art. 15 DSGVO. Vollständige Auskunfts- und Löschbegehren prüfen wir individuell; bitte wenden Sie sich an dsgvo@glaesker.com.

12. Ihre Rechte

Sie haben gegenüber uns folgende Rechte bezüglich Ihrer personenbezogenen Daten:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO): Sie können Auskunft über die von uns verarbeiteten Daten verlangen.
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Unrichtige Daten lassen wir auf Ihre Anfrage hin korrigieren.
• Löschung (Art. 17 DSGVO): Sie können die Löschung Ihrer Daten verlangen, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch (Art. 21 DSGVO): Sie können der Verarbeitung auf Basis berechtigter Interessen jederzeit widersprechen.
• Widerruf von Einwilligungen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO): Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Bitte richten Sie Ihre Anfrage per E-Mail an: dsgvo@glaesker.com

13. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei der zuständigen Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren: